Disclaimer på email

03-02-2003

Anvendelse af ansvarsfraskrivelse - disclaimer - i email bliver mere og mere almindelig

Det bliver mere og mere almindeligt, at virksomheder bruger såkaldt disclaimer (ansvarsfraskrivelse) på email.

En disclaimer er tekst, der følger med en email, og som normalt sættes i toppen eller i bunden af emailen. Der kan være flere forskellige årsager til at bruge disclaimer, men som udgangspunkt er der tale om, at virksomheden søger at gøre læseren opmærksom på, hvilke begrænsninger afsenderen tillægger den fremsendte email.

Eksempler på begrænsninger, som afsendervirksomheden tillægger en email, er:

Fortrolighed

En email kan indeholde fortrolig information. En disclaimer kan gøre modtageren opmærksom på dette forhold, hvorefter modtageren forventes at behandle det modtagne materiale i overensstemmelse hermed.

Brud af fortrolighed

Fortroligheden vil let kunne blive brudt ved almindelig uagtsomhed. Det kan eksempelvis ske, hvis en email bliver fremsendt til den forkerte modtager ved et uheld. I sådanne situationer vil en disclaimer kunne præcisere, hvem emailen er tiltænkt. Disclaimeren vil ligeledes kunne angive, hvorledes man forventer, at modtageren i så fald opfører sig. Den forventede opførsel kan være præciseret i retning af, at det forventes, at modtageren respekterer fortroligheden og returnerer den fremsendte email uden at videresende til andre, samt at slette den modtagne mail så snart det konstateres, at den ikke var tiltænkt modtageren. Man kan også anmode om, at modtageren kontakter afsender.

Enkelte virksomheder tilbyder i deres disclaimer at kryptere email til modtageren, hvorved en eventuel forkert modtager ikke vil kunne tilgå indholdet af emailen. På den måde bruges disclaimeren til at forebygge brud af fortrolighed.

Virus smitte

En email, der måtte indeholde virus, kan øve stor skade på modtagerens IT-system. Da en virksomhed ikke kan gardere sig 100% mod at udsendt email indeholder virus, ses det ind imellem, at man i en disclaimer fraskriver sig ansvaret for eventuel virusinfektion i den fremsendte email. Oftest anføres her, at det er modtagerens ansvar at kontrollere for virus, idet virus kan være påført, mens emailen har været undervejs til modtager.

Kontraktsforpligtelse

I en disclaimer kan det fastslås, hvem i virksomheden der kan tegne selskabet, og dermed også hvem der ikke har en sådan beføjelse. Dermed vil virksomheden vanskeligere kunne blive forpligtet på indholdet af en email, såfremt afsenderen er en person, der i disclaimeren ikke positivt er oplistet til at kunne tegne virksomheden. Det kan også anføres, at vedhæftede dokumenter ikke er underskrevne, og at virksomheden alene anser underskrevne dokumenter som gyldige. På den måde kan man undgå misforståelser f.eks. i en kontraktsforhandlingsfase.

Rådgiveransvar

Rådgivning via email kan specificeres i disclaimeren. Dette område berører typisk erhverv, hvortil er knyttet et professionelt rådgiveransvar. Her kan det i disclaimeren præciseres, hvorledes man betragter værdien af rådgivning udført via email.

Ansattes ansvar

Arbejdsgiveransvaret er velkendt, men alligevel benyttes en disclaimer ofte til at præcisere virksomhedens syn på de ansattes anvendelse af email systemet. Det kan eksempelvis være i tilfælde af fremsendelse af email med uetisk og underlødigt indhold. Virksomheden kan her gøre opmærksom på, at man har informeret sine ansatte om firmapolitikken på området, eller eventuelt at den ansatte skriver på egne vegne.

Gode råd

Når man beslutter at benytte disclaimer i sin organisation, bør man overveje ovenstående punkter og vurdere, hvorvidt og med hvilken styrke disse har betydning for virksomheden.

Samtidig bør man overveje, om disclaimeren skal placeres i bunden eller i toppen af emailen. Praksis er efterhånden, at en disclaimer anføres i bunden, men i så fald giver dette visse naturlige begrænsninger i, hvorledes modtageren kan forventes at reagere ved f.eks. en fejlleverance.

Et par gode råd når man udfærdiger en disclaimer:

  • Vær så præcis som mulig. Benyt virksomhedens navn og eventuelt specifikke navne på afsendere hvis det er muligt. Fremover vil man formentlig også se en større brug af forskellige disclaimere til forskellige formål.
  • Vær så kortfattet som mulig. Det er vigtigt, at disclaimeren indeholder netop de hovedområder, som man søger at sætte fokus på, og at man overvejer nødvendigheden af hver enkelt del. En ekstraordinær lang disclaimer vil næppe blive læst af mange.
  • Vær opmærksom på, at en disclaimer som udgangspunkt ikke fjerner virksomhedens ansvar som defineret i dansk lov, men blot kan være med til at forebygge problemer og konflikter.