Elektronisk regnskabsmateriale

26-01-2015

Reglerne for opbevaring i udlandet lempes

Fra den 1. marts 2015 vil elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet være tilladt uden forudgående ansøgning eller anmeldelse til offentlige myndigheder.

Hidtil har hovedreglen været, at regnskabsmateriale skal opbevares her i landet. Erhvervsstyrelsen har i særlige tilfælde - og efter forudgående dispensationsansøgning - tilladt, at regnskabsmateriale kunne opbevares i udlandet.

Betingelser

De nye muligheder for elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet er forbundet med visse betingelser som alle skal være opfyldt:

  1. Regnskabsmaterialet skal opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens almindelige regler (eksempelvis krav til registrering, dokumentation og opbevaringsperiode).
  2. Der skal til enhver tid kunne gives adgang til materialet her i landet (enten i elektronisk form eller på papir).
  3. Systembeskrivelser og adgangskoder skal opbevares i Danmark (således at offentlige myndigheder kan skaffe sig adgang til det materiale, som er opbevaret i udlandet).
  4. Regnskabsmaterialet skal kunne udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat (der skal kunne udskrives på papir eller microfilm, og filformatet kan eksempelvis være xml, csv eller lignende).

Ved opfyldelse af ovenstående betingelser slipper virksomhederne fremover for bøvlet med at indhente tilladelse til at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet.

Papirform

De begrænsninger, der i dag eksisterer for så vidt angår opbevaring af regnskabsmateriale på papir, videreføres uændret. Det betyder, at regnskabsmateriale på papir for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet, ligesom interne og eksterne bilag for aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden på 5 år. Desuden kan virksomheden opbevare alt øvrigt regnskabsmateriale for sine udenlandske aktiviteter i det pågældende udland for indeværende og de 3 seneste kalendermåneder.

For så vidt angår opbevaring af regnskabsmateriale i Finland, Island, Norge eller Sverige er de nuværende regler (jf. den særlige bekendtgørelse herom) nu indsat direkte i bogføringsloven. Regnskabsmateriale kan således helt generelt opbevares i de pågældende lande. For regnskabsmateriale i papirformat i udlandet, gælder ovenstående betingelser i nr. 1 og 2.

Det skal understreges, at det forhold, at regnskabsmateriale i papirform som udgangspunkt skal opbevares i Danmark, ikke betyder, at bogføringen skal ske her i landet. Virksomheden skal blot overholde kravet om at opbevare regnskabsmaterialet her i landet.

Husk dispensationen frem til 1. marts 2015

Frem til ikrafttrædelsen af de nye regler skal der fortsat søges om dispensation efter de nuværende regler. Vi har tidligere her på hjemmesiden omtalt dispensationsmulighederne samt vejledningen til brug for dispensationsansøgning.