Indsendelse af årsrapport

09-05-2005

Overblik over reglerne om indsendelse til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen

Årsrapporten skal indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen uden ugrundet ophold efter godkendelsen. Den skal senest være modtaget i styrelsen 5 måneder efter regnskabsårets udløb (4 måneder for statslige aktieselskaber og børsnoterede virksomheder).

Hvem skal indsende?

Virksomheder med begrænset ansvar, som er omfattet af regnskabsklasse B, C eller D, skal indsende den reviderede og godkendte årsrapport til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Der har siden 9. marts 2005 været mulighed for at indsende årsrapporten såvel i papirformat som digitalt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Dattervirksomheder uden aktivitet, virksomheder med begrænset ansvar, som er omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder samt nogle interessent- og kommanditselskaber kan i visse situationer undlade at aflægge årsrapport. Disse virksomheder skal i stedet indsende en særlig undtagelseserklæring til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Fristen for indsendelse af undtagelseserklæringen følger de generelle indsendelsesfrister, der beskrives nedenfor.

Uden ugrundet ophold

Virksomhedens årsrapport skal indsendes uden ugrundet ophold efter generalforsamlingens godkendelse. I praksis vil det sige tre til fire dage. Det er f.eks. acceptabelt, at virksomheden venter nogle dage med indsendelse, mens der udarbejdes generalforsamlingsprotokollat.

For aktieselskaber skal udarbejdelsen af årsrapporten samtidig ske således, at den reviderede årsrapport kan fremlægges senest otte dage før den ordinære generalforsamling.

Inden udløbet af 5-måneders fristen

Årsrapporten eller undtagelseserklæringen skal være modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Hvis regnskabsåret slutter på den sidste dag i en måned, udløber indsendelsesfristen også den sidste dag i en måned.

Det skal bemærkes, at det er modtagelsestidspunktet i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, der er afgørende for, om indsendelsesfristen kan anses for overholdt. Årsrapport eller undtagelseserklæring skal være modtaget senest på den angivne fristdag kl. 16.00 (fredag kl. 15.00) i ekspeditionen eller kl. 24.00 i styrelsens postkasse.

Hvis fristen udløber i en weekend, på en helligdag, grundlovsdag, juleaftensdag eller nytårsaftensdag, forlænges fristen til den førstkommende hverdag.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen udsender nogen tid før fristens udløb en påmindelse til virksomhederne om tidsfristerne.

Når virksomhedens årsrapport eller undtagelseserklæring er indgået i styrelsen, sendes der automatisk en kvittering for modtagelsen til virksomheden eller til indsenderen.

Udsættelse

Der opereres ikke med kulancedage i forhold til indsendelsesfristerne. En enkelt dags forsinkelse er derfor en overskridelse af fristen.

Der er ikke mulighed for at få udsættelse med indsendelsen undtagen i følgende tilfælde:

  • Virksomheder, der er under betalingsstandsning efter konkursloven
  • Virksomheder, for hvilke der er indledt akkordforhandlinger i henhold til konkursloven
  • Virksomheder, som er under konkurs (ved genoptagelse af virksomheden)

Sanktioner

Hvis 5 måneders fristen (4 måneders fristen for børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber) overskrides, udsender Erhvervs- og Selskabsstyrelsen et påkravsbrev (en rykker for årsrapporten). I påkravet får virksomhedens ledelse en frist på 8 hverdage fra brevets datering. Såfremt styrelsen indenfor denne frist modtager årsrapporten, undgår virksomhedens ledelse afgiften ved for sen indsendelse.

I påkravsbrevet er oplyst en frist på 4 uger fra påkravets datering. Modtages årsrapporten ikke indenfor disse 4 uger, kan virksomheden uden yderligere varsel oversendes til skifteretten med henblik på tvangsopløsning.

Det skal bemærkes, at en eventuel afgift ved for sen indsendelse beregnes fra udløbet af 5-måneders (4-måneders) fristen efter regnskabsårets udløb.

Indsendelsesbekendtgørelse

Reglerne om indsendelse af årsrapporter mv. til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen findes dels i årsregnskabsloven og i indsendelsesbekendtgørelsen.

Indsendelsesbekendtgørelsen blev opdateret omkring årsskiftet 2004/2005. Der var i vid udstrækning tale om en videreførelse af den hidtil gældende bekendtgørelse, men enkelte ændringer og præciseringer i forhold til tidligere er kort omtalt nedenfor.

Opbevaring af årsrapporten

Bekendtgørelsen indeholder en ny bestemmelse om, at virksomheden skal opbevare et eksemplar af årsrapporten, som er underskrevet af alle medlemmerne af de ledelsesorganer, som er ansvarlige for at aflægge årsrapporten. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af årsrapporten kræve, at der indsendes bevis for, at årsrapporten, herunder en elektronisk indsendt årsrapport, er udarbejdet, revideret, godkendt og indsendt til styrelsen i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne. Umiddelbart må det fortolkes således, at en virksomhed, der indsender sin årsrapport elektronisk, også skal opbevare et underskrevet eksemplar af årsrapporten.

Underskriftskrav

Det er præciseret, at det eksemplar af årsrapporten, der indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som minimum skal være underskrevet af dirigenten for generalforsamlingen og forsynet med en af revisor underskrevet erklæring. Hvis årsrapporten indsendes digitalt, indestår indsenderen for, at der er de nødvendige underskrifter på en papirudgave af årsrapporten.

Delårsrapporter

Som noget nyt skal børsnoterede virksomheder indsende delårsrapporter til offentliggørelse hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Det gælder for regnskabsperioder, der starter den 1. januar 2005 eller senere. Pligten til at indsende delårsrapport gælder også for en frivilligt udarbejdet delårsrapport, hvis delårsrapporten ikke udelukkende er beregnet til virksomhedens eget brug. Indsendelse til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal ske uden ugrundet ophold efter udarbejdelsen. Delårsrapporten skal senest være modtaget i styrelsen 2 måneder efter udløbet af delårsperioden.

Delårsrapporter for børsnoterede virksomheder skal også offentliggøres hos Københavns Fondsbørs som hidtil.