Skattefri kørsels- og rejsegodtgørelse

27-01-2002

Artiklen gennemgår en række vigtige forhold i forbindelse med udbetaling af skattefrie godtgørelser

For første gang i flere år skete der i 2001 ingen lovændringer af reglerne for skattefri kørsels- og rejsegodt-gørelse. Det betyder, at reglerne er uændrede i 2002, bortset fra den årlige regulering af satserne.

Der har i 2001 ikke været interessante offentliggjorte afgørelser om skattefri kørsels- og rejsegodtgørelse. Dette kan have flere årsager, som eksempelvis at arbejdsgiverne har forstået reglerne eller at skattemyndighederne ikke har været på besøg eller at reglerne for udbetaling af skattefri godtgørelse bevisligt ikke var opfyldt, hvorfor skattemyndighedernes afgørelse ikke er påklaget.

Vi vil alligevel fremhæve nogle vigtige forhold i forbindelse med udbetaling af skattefrie godtgørelser.

Krav til bogføringsbilag mv.

Bogføringsbilag for skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse skal indeholde oplysning om:

  • Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer.
  • Kørslens/rejsens erhvervsmæssige formål.
  • Dato for kørslen og ved rejse tillige start- og sluttidspunkt.
  • Antal kørte kilometer.
  • Anvendte satser.
  • Beregning af kørsels-/rejsegodtgørelsen.

Arbejdsgiveren har pligt til at kontrollere, at betingelserne for udbetaling af skattefri godtgørelse er opfyldt, herunder at antallet af kørte kilometer og rejsedage mv. er korrekt angivet. Det skal fremgå af regnskabsmaterialet, at der er ført kontrol. Dette kan f.eks. ske ved en attestation af bilaget.

Overholdes kravene til bogføringsbilag mv. ikke, kan det have den konsekvens, at de udbetalte godtgørelser bliver anset for at være skattepligtige.

Skattefri kørsels- og rejsegodtgørelse er omfattet af indberetningspligten og skal anføres på oplysningssedlen.

Godtgørelse må ikke udbetales ved en reduktion af medarbejderens forud aftalte bruttoløn. Herved forstås, at lønnen ikke løbende kan reguleres med den udbetalte godtgørelse.

Derimod har arbejdsgiveren ved ansættelsen af en medarbejder et valg med hensyn til aflønningsformen. Skal medarbejderen have en høj løn og ingen skattefri godtgørelse? Eller skal medarbejderen i stedet have en generelt lavere løn og samtidig modtage skattefrie godtgørelser? Det samme må gælde ved senere aftale om ændrede lønvilkår, hvis

formalia i øvrigt overholdes, så som gældende overenskomst og opsigelsesvarsel.

Skattefri kørselsgodtgørelse

Satserne for skattefri kørselsgodtgørelse (erhvervsmæssig befordring) er i 2002 følgende:

Årlig kørsel i egen bil eller motorcykel

Indtil 20.000 km: 2,84 kr. pr. km

Ud over 20.000 km: 1,58 kr. pr. km

Grænsen på 20.000 km gælder for den enkelte arbejdsgiver. Hvis personen har to arbejdsgivere, kan der altså udbetales skattefri kørselsgodtgørelse med den høje takst ved årlig kørsel på op til 2 x 20.000 km.

Ved vurderingen af, om der er tale om egen bil mv., lægges der vægt på det reelle ejerforhold. Selv om bilen eksempelvis er indregistreret i faderens navn for at opnå en lavere forsikringsudgift, er bilen alligevel sønnens "egen bil" i relation til udbetaling af skattefri godtgørelse, hvis det kan dokumenteres, at sønnen selv afholder alle udgifter til bilen og står som køber af denne. Som "egen bil" anses også en ægtefælles bil eller en samlevers bil, når blot de samlevende har fælles økonomi. Også leasede biler og visse dele-bilordninger kan være egen bil.

Kørsel mellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver berettiger til skattefri kørselsgodtgørelse. Her gælder der ikke en 60-dages-regel. Hvis den ene arbejdsplads imidlertid er sammenfaldende med bopælen, er der ikke tale om kørsel mellem arbejdspladser, når der køres fra bopælen til den anden arbejdsplads. Her gælder således den almindelige 60-dages-regel.

Firmabil

Der kan ikke udbetales skattefri kørselsgodtgørelse til en medarbejder, når arbejdsgiveren stiller en firmabil til rådighed. Tilsvarende regel gælder, hvis firmabilen er stillet til rådighed af en anden arbejdsgiver.

Erhvervsmæssig kørsel på EU-knallert, knallert og cykel

Kilometersatsen er 0,40 kr. i 2002.

Indtægtsgivende arbejdssted

Det er en forudsætning for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse, at der er tale om befordring til et indtægtsgivende arbejdssted.

Grund- og videreuddannelse

Ved kørsel i egen bil fra hjemmet til et uddannelsessted kan der udbetales skattefri befordringsgodtgørelse med samme sats, som gælder for befordringsfradrag mellem hjem og arbejde. Satsen er 1,58 kr. pr. km i 2002. I modsætning til reglen for befordringsfradrag mellem hjem og arbejde skal der ikke reduceres for de første 24 km og satsen skal heller ikke nedsættes ved kørsel over 100 km.

Et uddannelsessted anses ikke som en arbejdsplads. Den ansatte har derfor ikke som alternativ til kørselsgodtgørelse mulighed for selv at foretage fradrag for kørslen.

Efteruddannelse

Afgrænsningen mellem efteruddannelse og videreuddannelse må ske ved at sammenholde det enkelte kursus med den ansattes arbejdsfunktion og uddannelse. Der er dermed tale om en konkret bedømmelse i hvert enkelt tilfælde.

Når der er tale om efteruddannelse, anses uddannelsesstedet som en arbejdsplads.

Skattefri befordringsgodtgørelse til videreuddannelsesstedet kan udbetales enten efter de samme regler, som gælder for grund- og videreuddannelse, eller efter de almindelige regler for erhvervsmæssig befordring.

Umiddelbart kan der opnås den højeste skattefrie kørselsgodtgørelse, hvis man anvender satsen for erhvervsmæssig befordring (2,84 kr. pr. km i 2002). Dette gælder dog kun, hvis kørslen til efteruddannelsesstedet ikke medfører en overskridelse af 60-dages-reglen. Hvis 60-dages-reglen overskrides, vil der fra og med den 61. dag ikke længere kunne udbetales skattefri kørselsgodtgørelse.

Anvendes den lave kilometersats på 1,58 kr., som altid gælder for kørsel til grund- og videreuddannelse, kan udbetalingen ske skattefrit, uanset kørslens omfang.

Det er ikke muligt at skifte fra den høje sats til den lavere sats fra og med den 61. dag, når der er tale om kørsel til samme uddannelse.

En konkret beregning må altså afgøre, om den ene ordning er mere gunstig end den anden.

Det skal dog bemærkes, at ved overskridelse af 60-dages-reglen er den ansatte berettiget til befordringsfradrag efter de almindelige regler, da efteruddannelsesstedet kan sidestilles med en arbejdsplads.

Skattefri rejsegodtgørelse

Satserne gælder alle lande og er i 2002 følgende:

Logi uden dokumentation: 160,00 kr.

Fortæring mv. uden dokumentation: 374,00 kr.

25% godtgørelse trods fuld refusion: 93,50 kr.

Godtgørelsen for tilsluttende rejsedag udgør 1/24 af ovennævnte satser pr. påbegyndt time.

Reglerne om skattefri rejsegodtgørelse gælder kun, hvis rejsen er forbundet med overnatning og har en varighed på mindst 24 timer.

Udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse kan kun ske, når arbejdspladsen er midlertidig.

Rent objektive forhold afgør, om et arbejdssted har midlertidig karakter. For eksempelvis håndværkererhvervene er den midlertidige karakter nærmest udgangspunktet, men i andre tilfælde skal konkrete forhold påvise midlertidigheden, f.eks. i form af et vikariat, en prøvetid eller lignende.

Ved skiftet til en ny midlertidig arbejdsplads påbegyndes der en ny 12-måneders-periode.

Ved en midlertidig arbejdsplads kan der kun udbetales skattefri godtgørelse til fortæring i 12 måneder, hvorimod skattefri godtgørelse til logi kan udbetales uden tidsbegrænsning.

Udlæg efter regning

Ved udlæg efter regning forstås, at arbejdsgiveren dækker lønmodtagerens rejseomkostninger i henhold til eksterne bilag eller at arbejdsgiveren afholder udgiften direkte. Lønmodtageren har som udgangspunkt et frit forbrugsvalg, idet han selv bestemmer, hvor og hvad han vil spise mv.

Hvis blot arbejdsgiveren har dækket et af dagens måltider efter regning, kan der ikke for dagens øvrige måltider udbetales skattefri kostgodtgørelse. Der kan alene udbetales en 25% godtgørelse til dækning af småfornødenheder - også selv om arbejdsgiveren har dækket samtlige dagens måltider efter regning.

Hvis arbejdsgiveren dækker overnatningsudgiften efter regning og morgenmaden er inkluderet i prisen, kan der alligevel udbetales skattefri kostgodtgørelse, men døgnsatsen reduceres med 15%.

Fri kost

Ved fri kost forstås, at arbejdsgiveren yder den ansatte måltider. Fri kost er ofte kendetegnet ved, at den ansatte ikke har indflydelse på den mad, der serveres.

Hvis måltider dækkes ved fri kost, kan der altid herudover udbetales skattefri godtgørelse, idet standardsatsen reduceres med værdien af de modtagne måltider. Reduktion fortages med 15%, 30% og 30% for henholdsvis morgenmad, frokost og aftensmad.

Selvstændigt erhvervsdrivende

Selvstændigt erhvervsdrivende, der rejser for deres egen virksomhed, kan vælge mellem fradrag for de faktiske driftsomkostninger eller fradrag efter de standardiserede takster. Der kan ikke udbetales skattefri rejsegodtgørelse fra virksomhedsordningen til en selvstændigt erhvervsdrivende.

Honorarmodtagere

Der kan ikke udbetales skattefri godtgørelse til personer, der modtager honorarer som B-indkomst.

Honorarer til bestyrelsesmedlemmer er A-indkomst og bestyrelsesmedlemmer kan altså få skattefri godtgørelse.

Fiskere

Fra og med 2001 kan fiskere, som ved indkomstårets udløb er eller som i løbet af indkomståret har været registreret som erhvervsfiskere (såvel ansatte som selvstændigt erhvervsdrivende), vælge mellem to forskellige fradrag.

Det ene er det såkaldte "havfradrag". Det andet er de almindelige regler, som gælder for alle, der er på rejse. Personer, der ikke er registreret som erhvervsfiskere, kan kun anvende det almindelige rejsefradrag.

Havfradrag
Havfradraget udgør 190 kr. pr. påbegyndt havdag ved fangstture af mindst 12 timers varighed. Havfradraget gives pr. påbegyndt døgn. Hvis turen eksempelvis har varet i 49 timer, kan der opnås fradrag for 3 x 190 kr.

Fradraget kan maksimalt udgøre 41.800 kr. pr. år.

Hvis havfradraget vælges, er der ikke fradrag for andre udgifter i forbindelse med arbejdet - så som fagforeningskontingent og befordring.

Rejsefradrag
En fisker på havet har ikke noget fast arbejdssted. Det vil sige, at kravet om en midlertidig arbejdsplads altid er opfyldt.

Den eneste betingelse er, at turen skal have en varighed på mindst 24 timer.

Fradraget udgør 363 kr. pr. døgn i 2001 og 374 kr. pr. døgn i 2002. Fradraget opgøres pr. påbegyndt time og forudsætter naturligvis, at arbejdsgiveren ikke yder fri kost.

Der kan ikke opnås fradrag for udokumenterede udgifter til logi - der jo frit logi til rådighed.

Ved valg af rejsefradraget er der fradrag for befordring og fagligt kontingent efter de almindelige regler.

Havfradraget på 190 kr. er faktisk kun interessant ved meget korte ture. Men de to regelsæt for fradrag kan ikke kombineres. Der skal vælges fradragsmetode for et helt indkomstår ad gangen.

 


Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Revitax