Skattefri rejsegodtgørelse

16-02-2004

Arbejdsgivere kan udbetale skattefri rejsegodtgørelse til medarbejdere, der er på rejse. Artiklen omhandler betingelserne herfor.

Arbejdsgivere kan udbetale skattefri rejsegodtgørelse til medarbejdere, der er på rejse. Det er en betingelse, at rejsen er forbundet med overnatning, og at den har en varighed på mindst 24 timer. Hvis medarbejderen er berettiget til skattefri rejsegodtgørelse, men godtgørelsen ikke udbetales af arbejdsgiveren, kan der foretages et ligningsmæssigt fradrag på selvangivelsen.

Satserne for skattefri rejsegodtgørelse opdeles i henholdsvis kostsatsen på 399 kr. (2004) og logisatsen på 171 kr. (2004). Begge satser kan udbetales uden dokumentation for rejseudgifternes størrelse. Satserne er ens for rejse i Danmark og i udlandet.

Kostgodtgørelsen skal dække udgifter til måltider og småfornødenheder. Logigodtgørelsen skal dække udokumenterede udgifter til overnatning. Der kan godt ske en kombination, således at arbejdsgiveren f.eks. dækker kostudgifterne med standardsatsen på 399 kr., medens overnatningsudgifterne dækkes som udlæg efter regning.

Rejsebegrebet

Af ligningslovens § 9 A fremgår det, at "godtgørelser til dækning af rejseudgifter, der påføres lønmodtageren, fordi lønmodtageren på grund af afstanden ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl, medregnes ikke til indkomstopgørelsen, ?"

En medarbejder anses altså for at være på rejse:

  • Når medarbejderen på grund af afstanden mellem bopæl og et midlertidigt arbejdssted ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl.
  • Når arbejdsgiveren midlertidigt udsender medarbejderen til et andet arbejdssted end hans sædvanlige arbejdsplads, og dette medfører, at medarbejderen ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl.

 

I begge situationer er det et krav, at der er tale om en sædvanlig bopæl og et midlertidigt arbejdssted.

Sædvanlig bopæl

Udgangspunktet er, at udgifter til kost og logi er private udgifter, der ikke kan dækkes af arbejdsgiveren uden beskatning af medarbejderen. Skattefritagelse forudsætter, at afholdelsen af udgifterne sker af erhvervsmæssige årsager.

Det er en grundlæggende betingelse for skattefri rejsegodtgørelse eller fradrag for udgifter til kost og logi, at rejsen har påført medarbejderen merudgifter til kost og logi, fordi medarbejderen samtidig med rejsen afholder udgifter til en sædvanlig bopæl.

Midlertidigt arbejdssted

Hvornår et arbejdssted kan anses for at være midlertidigt, afgøres konkret på baggrund af medarbejderens ansættelses- eller arbejdsforhold. Det er ikke tilstrækkeligt, at medarbejderen ud fra en subjektiv vurdering påstår, at arbejdsstedet er midlertidigt, f.eks. fordi han ved, at han kun vil arbejde langt fra sin bopæl i en begrænset periode. Der

skal også rent objektivt være forhold, der sandsynliggør, at arbejdsstedet er af midlertidig karakter.

At arbejdsstedet er af midlertidig karakter, er udgangspunktet i nogle erhverv, f.eks. i håndværksfag. Men ved arbejde, der typisk lader sig udføre varigt det samme sted, skal der være konkrete forhold, der viser, at en ansættelse, der som udgangspunkt vil blive anset for at være varig, er midlertidig. Som eksempler kan nævnes et vikariat, eller at ansættelsesaftalen indeholder en prøvetid eller lignende.

Ved udbetaling af skattefri kostgodtgørelse er midlertidigheden begrænset til 12 måneder. Med hensyn til satsen for logi, udlæg efter regning samt fri kost og logi er det ikke på tilsvarende måde nøjagtigt fastsat, hvor lang tid man kan være på rejse uden at overskride midlertidighedsbetingelsen. Det må derfor bero på en konkret vurdering, hvor længe medarbejderen fortsat kan anses for at være på rejse. Den øvre grænse for et midlertidigt arbejdssted må dog anses for at være mindre end 2 år, jf.reglerne om dobbelt husførelse.

Ikke muligt at overnatte på sædvanlig bopæl

Begge rejsesituationer indeholder et krav om, at medarbejderen ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl. Det er ikke en betingelse, at det er umuligt at overnatte på den sædvanlige bopæl, men det er heller ikke tilstrækkeligt, at det er besværligt, for langt, upraktisk eller for dyrt i transportudgifter.

Lønmodtagerens eget valg - afstanden
I den situation, hvor en medarbejder selv har valgt at arbejde på et midlertidigt arbejdssted, er det et ufravigeligt krav, at det er afstanden mellem det midlertidige arbejdssted og bopælen, der gør det nødvendigt at overnatte ude.

Der er ikke fastsat retningslinier for, hverken hvor mange kilometer der skal være mellem bopælen og det midlertidige arbejdssted, eller hvor lang mertransporttid man må tåle, inden afstanden medfører, at daglig ud- og hjemrejse ikke er mulig. Bedømmelsen skal ske ud fra en objektiv vurdering af, om medarbejderen ved hjælp af et eller flere almindelige transportmidler (f.eks. bil, tog eller bus) kan tilbagelægge strækningen mellem sin sædvanlige bopæl og det midlertidige arbejdssted inden for et tidsrum, der muliggør medarbejderens overnatning hjemme. Det skal bemærkes, at skattemyndighederne ved denne vurdering ikke tager hensyn til, om medarbejderen er i besiddelse af en bil, idet rejsens varighed vurderes generelt.

Tjenesterejse - øvrige momenter
Hvis der er tale om den traditionelle rejsesituation, hvor arbejdsgiveren beder medarbejderen udføre arbejde uden for det sædvanlige arbejdssted, er det ikke et ubetinget krav, at afstanden mellem bopælen og arbejdsstedet nødvendiggør overnatning ude. Ved tjenesterejser skal der foretages en konkret bedømmelse af medarbejderens samlede arbejdsvilkår på det midlertidige arbejdssted, herunder arbejdsgiverens arbejdsmæssigt begrundede instruktioner til medarbejderen.

Ved arbejdsmæssigt begrundede instruktioner er der især tænkt på tilkaldevagt, lange eller skiftende arbejdstider, arbejdsmarkedsregler (især EU's køre-/hviletidsbestemmelser), og om der er tale om udførelse af farligt arbejde eller andre særlige forhold. Som et eksempel på særlige forhold kan nævnes en lærer, der er på lejrskole med en klasse, hvor skolen kræver, at læreren overnatter sammen med eleverne. Her kan læreren anses for at være på rejse, uanset hvor tæt på den sædvanlige bopæl lejrskolen finder sted.

 


Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Revitax